SAP - como abrir um processo de compra e contratações

1. Para abrir a janela de solicitação de compra e contratações, clique no menu COMPRAS - C/P e logo após em SOLICITAÇÃO DE COMPRA. A tela de solicitação de compras será apresentada, como mostra a imagem a seguir.

2. O próximo passo é começar a preencher as informações necessárias no processo. A primeira delas é a DATA NECESSÁRIA, que corresponde ao dia em que o produto ou serviço precisará estar no equipamento para ser utilizado. 

OBS. É importante que a data necessária seja inserida antes de escolher o item para não causar problemas na hora de salvar.

3. Agora, o próximo passo é começar a inserir o(s) item(s) e suas respectivas informações de custeio. 

a. Dentro da célula N° do Item, coloque o cursor do mouse e clique na tecla TAB do seu teclado;

b. Uma lista de itens será apresentada;

c. No campo procurar digite em letra maiúscula o item ou serviço que deseja;

d. Selecione o item desejado;

e. Clique em selecionar.

OBS. Se o item que deseja não estiver na lista de itens, é necessário abrir uma atividade para o setor de compras realizar o cadastro deste item, somente após o cadastro que será possível voltar e iniciar novamente a solicitação.

4. Agora, insira as informações nas células QTD NECESSÁRIA e INFO PREÇO.

a. Descrição do item - NÃO preencher;

b. Data necessária - NÃO preencher;

a. Qtd Necessária - diz respeito a quantidade desejada do item ou prestadores de serviço;

b. Info Preço - diz respeito ao valor unitário do produto ou valor global do contrato de serviços.

OBS. Utilize a tecla TAB do teclado para passar entre células.

5. Agora, vamos continuar o preenchimento das células. Siga as instruções abaixo:

a. % do desconto - NÃO preencher;

b. Utilização - NÃO preencher;

c. Conta do Razão - NÃO preencher;

d. Unidade - corresponde a escolha do equipamento, aperte a tecla TAB do teclado, uma lista suspensa será apresentada, escolha o seu respectivo equipamento e clique em selecionar;

e. Projeto - corresponde a escolha da conta de onde sairá o recurso para custeio do seu respectivo equipamento, aperte a tecla TAB do teclado, uma lista suspensa será apresentada, escolha e clique em selecionar;

f. Instrumento - corresponde a escolha do contrato de gestão, aperte a tecla TAB do teclado, uma lista suspensa será apresentada, escolha e clique em selecionar.

OBS1. Para receita própria, na célula Instrumento, utilizar o item RECURSO SEM INSTRUMENTO.

OBS2. Ao escolher o RECURSO SEM INSTRUMENTO não precisa escolher Meta e Atividade, deixe em branco.

6. Agora, vamos continuar o preenchimento das células. Siga as instruções abaixo:

a. Seguimento - aperte a tecla TAB do teclado, uma lista suspensa será apresentada, escolha e clique em selecionar;

b. Meta - aperte a tecla TAB do teclado, uma lista suspensa será apresentada, escolha e clique em selecionar;

c. Atividade - aperte a tecla TAB do teclado, uma lista suspensa será apresentada, escolha e clique em selecionar;

d. Todas as células grifadas de amarelo - NÃO preencher;

OBS. Veja a definição de cada item da célula seguimento:

Custeio Pessoal: Todas as despesas relacionadas aos contratados via CLT. Ex.: salário, férias, rescisão, vale transporte, vale alimentação.

Custeio Operacional: Todas as despesas relacionadas a manutenção do espaço. Ex.: manutenção predial, telefone, água, luz, internet, limpeza, vigilância, material de consumo, etc.

Comunicação: Todas as despesas com assessoria de imprensa, serviços gráficos, design, etc.

Tecnologia: Todas as despesas relacionadas a informática. Ex.: computadores, licenças, softwares, etc.

Formação: Todas as despesas com atividades formativas e de capacitação. Ex.: professor/ facilitador, material didático, passagem, hospedagem, etc.

Difusão: Todas as despesas relacionadas a ações de difusão e fruição cultural, Ex.: cachê, produção, camarim, passagem, hospedagem.

7. Agora, vamos escolher e inserir os anexos no sistema. Clique no menu ANEXOS, depois clique em PROCURAR.

8. A tela abaixo será apresentada para você inserir os anexos. Porém, como o SAP utiliza de uma maquina virtual para ser acessado, é necessário trazer os seus arquivos para dentro dela. Então realize os seguintes passos:

a. clique em Libraries;

b. clique em documentos;

c. fora do SAP, siga para a pasta do seu computador e faça um Ctrl+C no arquivo;

d. volte a essa tela dos anexos do SAP e faça um Ctrl+V no arquivo para dento da pasta documentos;

e. clique em abrir e o documento selecionado estará dentro do seu processo.

9. Para finalizar o seu processo, no campo OBSERVAÇÕES insira as informações que são solicitadas na politica de compras relacionadas ao item que está sendo pedido. E para finalizar clique em ADICIONAR.

Ex.: PREGÃO VIGENTE

No campo comentários, preencher: tipo de Solicitação (neste caso, mencionar que é uma solicitação de PREGÃO VIGENTE), número do pregão (conforme informação da planilha de pregões) e o local da realização do serviço/entrega.