SAP - como acompanhar o status do processo de compras e contratações
Este passo a passo vai te ajudar a acompanhar seus processos de compra de itens de pregão, bens patrimoniais e contratações de prestadores de serviços.
Inovação IDM
Última atualização há 3 anos
1. Procure na barra de ferramentas o ícone com o nome GERENCIADOR DE CONSULTAS como mostra a figura abaixo.
OBS. Para saber o nome do ícone basta passar o mouse em cima para o nome dele ser apresentado.
2. A janela com uma lista de relatórios será apresentada, procure pelo módulo COMPRAS, clique em cima da seta de cor preta para mostrar o relatório, depois selecione AGN - SC - RELAÇÃO DE SOLICITAÇÕES DE COMPRA COM STATUS e clique em Ok.
3. Uma janela de consulta será apresentada para que seja inserido os filtros de período e departamento do relatório.
DATA DO LANÇAMENTO: no campo maior ou igual insira a data de inicio e no campo menor ou igual insira a data final que correspondem ao período em que você deseja que o resultado do relatório seja apresentado.
NOME DOS DEPARTAMENTOS: clique na bolinha de pesquisa dentro do campo ou com o cursor dentro aperte a tecla TAB do teclado para apresentar uma lista com o nome dos departamentos.
OBS. caso queria apresentar todos os departamentos no relatório deixe o campo em branco e clique em OK.
4. Nessa lista procure pelo equipamento ou departamento em que você criou o processo, clique em cima dele e depois clique em selecionar.
5. Ao clicar em selecionar na janela anterior será apresentado na sua tela todos os processos criados dentro do período escolhido no seu filtro, agora você pode acompanhar o status de cada processo, em qual fase e em qual setor ele se encontra, realizar alterações e visualizar feedbacks.
N° DO DOCUMENTO: corresponde ao numero do seu processo
ETAPA ATUAL: corresponde ao código do setor onde o processo está sendo analisado no momento
NOME DA ETAPA ATUAL: corresponde a descrição do setor onde o processo está sendo analisado no momento
STATUS DO PROCESSO: corresponde ao status atual do processo (Gerado, pendente de autorização, recusado, cancelado, aprovado)
N° INTERNO: corresponde ao numero interno de controle relacionado ao processo.
DATA DO LANÇAMENTO: corresponde a data em que o processo foi criado no sistema
SOLICITANTE: corresponde ao usuário que inseriu o processo no sistema
UNIDADE: corresponde a unidade ou departamento do usuário que inseriu o processo no sistema
DATA NECESSÁRIA: corresponde a data em que o item ou serviço precisa estar no local do solicitante
-Gerado: processo gerado pelo solicitante
-Pendente de autorização: processo aguardando a validação do autorizador interno do fluxo
-Recusado: processo recusado pelo autorizador interno, com observações solicitando alterações
-Cancelado: processo cancelado pelo solicitante ou autorizador por erros
-Aprovado: processo aprovado por todos os autorizadores internos e gerado o pedido de compra ao fornecedor
OBS. os processos só podem ser editados após o autorizador interno recusar a autorização.
6. Ainda sobre as colunas do relatório veja as descrições de cada.
CÓD. DO FORNECEDOR: corresponde ao cód. relacionado ao fornecedor do item a ser comprado
NOME DO FORNECEDOR: corresponde ao nome do fornecedor do item a ser comprado
TOTAL DO DOCUMENTO: corresponde ao valor do processo
OBSERVAÇOES: corresponde as observações inseridas no processo pelo solicitante
7. Para acompanhar se houve alguma observação inserida pelo autorizador interno do processo é necessário que você clique na seta laranja que fica ao lado do n° interno do processo. É somente nesse campo que você consegue acompanhar as observações e justificativas de recusa.
OBS. qualquer edição no processo só poderá ser realizada se feita dentro da janela do N° INTERNO.
8. Ao clicar na seta laranja que fica na coluna do N° INTERNO do seu processo a janela abaixo será apresentada, aqui você pode acompanhar o status de aprovação e saber se foi inserida alguma observação do autorizador que recusou seu processo.
Note que, quando o status do processo é RECUSADO o nome do autorizador que recusou fica em vermelho e caso haja alguma observação por parte dele também ficará na cor vermelha na coluna OBSERVAÇÕES.
Se for necessário realizar alterações nesse processo, clique na seta laranja onde tem o número do seu processo para acessa-lo.
OBS. qualquer edição no processo só poderá ser realizada se feita por essa janela.
9. Uma funcionalidade importante para o relatório é o FILTRAR TABELA, esse ícone parecido com um funil que fica na barra de ferramentas.
OBS. o ícone só ficará habilitado quando você estiver dentro do relatório.
10. Após clicar no ícone FILTRAR TABELA a seguinte janela será apresentada, a coluna Campo diz respeito a todas as colunas do relatório, você pode escolher qual coluna deseja filtrar. Na coluna Regra escolha a opção Igual a e na coluna Valor, escolha o filtro que desejar. Clique em filtrar e as informações que você definiu serão apresentadas no relatório.
OBS. Importante clicar no botão ANULAR todas as vezes que for criar um novo filtro, para que não fique sujeiras na sua pesquisa.
11. Se você deseja criar uma planilha com todas as informações do relatório, faça o filtro que deseja e depois clique no botão COPIAR DADOS, esse botão fará uma cópia de todas as informações do relatório, vá para uma planilha e aperte CTRL + V, para que os dados sejam colados na planilha.
12. O botão EXECUTAR serve para iniciar um novo relatório. Ao clicar nele a janela que solicita o período de lançamento e o departamento será apresentada novamente.
